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«über den Betrieb der elektronischen Dokumentenverwaltung ELDORADO Präambel Nach Abschluss eines gut einjährigen Probebetriebes wird die ...»

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Dienstanweisung der Senatskanzlei

über den Betrieb der

elektronischen Dokumentenverwaltung

ELDORADO

Präambel

Nach Abschluss eines gut einjährigen Probebetriebes wird die elektronische

Dokumentenverwaltung ELDORADO nun verbindlich in der Senatskanzlei eingeführt. Dabei

gelten folgende Grundsätze:

• Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Dienststelle sind dafür verantwortlich, dass

Schriftstücke und Unterlagen (Dokumente), die im Rahmen der Wahrnehmung ihrer Aufgaben anfallen, zu den Sachakten verfügt werden, soweit die Aufbewahrung zur Dokumentation der bearbeiteten Geschäftsvorgänge und nach den Regelungen des Archivgesetzes sowie der Geschäftsordnung der Senatskanzlei erforderlich ist.

• Durch den Einsatz einer elektronischen Dokumentenverwaltung sollen sowohl die Aufbewahrung der Dokumente als auch die Bereitstellung der darin enthaltenen Informationen auf der Basis moderner Informations- und Kommunikationstechnik (luKTechnik) unterstützt, die Dienstleistungen der Registratur verbessert und eine insgesamt wirtschaftlichere Aufgabenwahrnehmung ermöglicht werden.

• Bei Aufbewahrung der zu den Sachakten verfügten Dokumente und Bereitstellung der darin enthaltenen Informationen für die Sachbearbeitung nimmt die Registratur eine zentrale Dienstleistungsfunktion für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Dienststelle wahr.

1. Geltungs- und Anwendungsbereich Diese Dienstanweisung gilt für alle Beschäftigten der Senatskanzlei - mit Ausnahme der Landesvertretung der FH H beim Bund -, die Dokumente in die Registratur verfügen und die Dokumente einsehen.

2. Verfahren Alle bisher in Sachakten aufzubewahrenden Dokumente werden von der Registratur gescannt, das heißt in elektronische Bilder umgewandelt, und auf Datenträgern in einer Datenbank im Landesamt für Informationstechnik (LIT) abgelegt, sobald sie von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Dienststelle erstmalig zu einem Vorgang verfügt werden. Die Registratur erfasst die wesentlichen Angaben zu einem Dokument in einem Datenbankeintrag (Deskriptoren) und ggf. die Erstwiedervorlagen (siehe Regelungen in Anlage 1).

Danach können alle elektronisch abgelegten Dokumente auf allen Bildschirmarbeitsplätzen der Dienststelle über die Deskriptoren gesucht, eingesehen, wieder ausgedruckt und mit elektronisch gesteuerten Wiedervorlagen versehen werden, soweit Berechtigungen ausgegeben wurden.

Ausgedruckte Dokumente werden nur dann erneut eingescannt, wenn sie verändert oder ergänzt wurden.

Zur anschließenden Vernichtung der Papierdokumente werden im laufe des Jahres 2003 noch gesonderte Regelungen entwickelt. Nicht vernichtet und weiterhin in Papierform aufbewahrt werden Verträge und Urkunden.

3. Aufgabenverteilungen Der Einsatz von ELDORADO erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen der Systemadministration, der Registratur und allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der

Dienststelle. Die dabei wahrzunehmenden Aufgaben werden wie folgt verteilt:

3.1 luK-Referat Dem luK-Referat obliegen im Zusammenhang mit der elektronischen

Dokumentenverwaltung folgende Aufgaben:

• Bereitstellung, Wartung und technische Administration aller Hardwarekomponenten (Scanner und PC's) und aller genutzten Softwareprodukte im Zusammenwirken mit dem Hersteller Futuresoft,

• Entgegennahme von Störungsmeldungen und ggf. Weiterleiten an das für die Datenbank und deren Sicherung zuständige LIT,

• Abstimmung und Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen für alle Soft- und Hardwarekomponenten,

• Einspielen von aktuellen ELDORADO-Informationen im Intranet.

3.2 Registratur

Im Rahmen der elektronischen Dokumentenverwaltung sind die Registraturen der

Dienststelle für die Wahrnehmung folgender Aufgaben verantwortlich:

• fachliche Systemadministration mit der Verwaltung und Pflege der Benutzerkennungen, der Zugriffsbeschränkungen und der Vertretungsregelungen,

• Scannen und Registrieren aller zu den Sachakten verfügten Dokumente sowie Erfassung der Erstwiedervorlagen,

• Verwaltung und Pflege der elektronisch gehaltenen Stammdaten (Aktenplan und Aktenverzeichnis, Absender-, Stichwort- sowie Tabellen über die Dokumentenart),

• Überwachung des Umganges und der ordnungsgemäßen Verfügung von Papierdokumenten,

• Betreuung der Anwender hinsichtlich des fachlichen Umganges mit den Recherchemöglichkeiten der Automation,

• Aufnahme, Prüfung und Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen,

• Organisation von Schulungen für die Registratur und die Fachbereiche.

Schriftstücke mit dem Erstellungsdatum 1.1.2002 oder später liegen in elektronischer Form vor und werden nicht mehr in Papierform an die Fachbereiche ausgegeben.

3.3 Anwenderinnen und Anwender Im Umgang mit der Automation obliegt es allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Dienststelle,

• alle zu den Sachakten zu nehmenden Dokumente ordnungsgemäß entsprechend der Geschäftsordnung der Senatskanzlei zu verfügen (siehe Regelungen in Anlage 2),

• alle Dokumente nach Abarbeitung der Erstverfügung unverzüglich, geordnet und evtl. mit Hinweisen zu Betreff und Bezug zur Registratur zu geben,





• handschriftliche Bemerkungen auf den Dokumenten mit ihren Leitzeichen zu versehen,

• Dokumente, die in der Automation zur Verfügung stehen, selbstständig über die Deskriptoren zu suchen und bei Bedarf auszudrucken,

• eigene oder andere Wiedervorlagen über die Automation zu erfassen, zurückzustellen und aufzuheben sowie Wiedervorlagen als Vertreterin bzw.

Vertreter für andere Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter entgegenzunehmen, zurückzustellen und aufzuheben,

• Störungen sowie Hard- und Softwarefehler unverzüglich dem luK-Referat mitzuteilen,

• Verbesserungsvorschläge zu entwickeln und an die Registratur zu geben.

4. Allgemeine Regelungen

4.1 Wiedervorlageregelungen Da

• die Automation es wie bei der papierenen Aktenhaltung erlaubt, Wiedervorlagen nicht nur für die/ den Verfügenden, sondern auch für andere Nutzerinnen und Nutzer der Automation zu verfügen,

• sich die Verfügenden darauf verlassen müssen, dass ihre, für andere verfügten Wiedervorlagen angenommen werden, und

• nicht bearbeitete Wiedervorlagen nach jeweils vier Tagen bei den hinterlegten Erst- bzw. Zweitvertreterinnen I -vertretern angezeigt werden, sollen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Dienststelle, die Automation mindestens einmal an jedem Arbeitstag aufrufen und die für sie verfügten Wiedervorlagen unter Nutzung der Automation ELDORADO aufheben, zurückstellen oder neu verfügen, sofern sie am Arbeitsplatz anwesend sind.

4.2 Umgang mit den Alt-Aktenbeständen In der Rathausregistratur werden alle zu den Sachakten verfügten Schriftstücke mit dem Erstellungsdatum 1.1.2002 oder später zusätzlich zur Papierform in der ELDORADOAutomation abgelegt. Eine Elektronifizierung der vorhandenen papierenen Alt-Akten ist nicht vorgesehen.

4.3 Einzelfallregelungen In Bereichen, deren Schriftgut durch die allgemeinen Regelungen nicht sinnvoll archiviert werden kann, können die betroffenen Fachbereiche mit der Registratur Einzelfallregelungen (siehe Anlage 3) vereinbaren. Diese werden in der jeweils aktuellen Fassung im Intranet der Senatskanzlei bereitgestellt.

5. Schlussbestimmung Diese Dienstanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.

Hamburg, den 4. April 2003

–  –  –

ELDORADO - Erfassung des Datenbankeintrages (Deskriptoren) durch die Registratur

1. Aktenzeichen Aktenzeichen können direkt eingetragen oder über den Aktenplan (~) recherchiert werden.

2. Aktentitel Der Aktentitel wird vom System automatisch aus dem Aktenplan übernommen und muss nicht gesondert erfasst werden.

3. Absender Einige Absender sind in den Stammdaten (~)hinterlegt und müssen nur ausgewählt werden. Dabei gilt, dass Absender innerhalb der Senatskanzlei zu Abteilungen bzw. Ämtern zusammengefasst werden. Bei anderen Absendern werden diese nur der Fachbehörde, dem Bundesland, dem Bundesministerium oder einer anderen Organisation zugeordnet.

Eine weitere Untergliederung findet nicht statt. Die Stammdaten sind nach folgendem Muster gegliedert: offizielle Abkürzung - offizieller Name - Regionalbezeichnung (Hamburg, Land, Bund, international). Aus datenschutzrechtlichen Gründen sollen in die Stammdaten keine Eigennamen von Einzelpersonen aufgenommen werden.

Ist der Absender eines Dokumentes eine Privatperson oder eine Institution, die nicht in die Stammdaten aufgenommen werden soll, wird er vollständig direkt im Absender-Feld des Datenbankeintrages erfasst.

4. Fremdes Aktenzeichen Bei allen Drucksachen bzw. Stellungnahmen zu Drucksachen wird die geltende Drucksachennummer erfasst (z. B. 12/1358). Enthalten Dokumente fremde Akten- oder Geschäftszeichen werden diese erfasst.

5. Betreff Der Betreff umreißt den inhaltlichen Schwerpunkt eines Dokumentes. Sollte das Dokument keinen eindeutig definierten Betreff enthalten, muss er aus dem Inhalt des Textes gewonnen werden. Hinweise der verfügenden Sachbearbeiter sollten dabei berücksichtigt werden.

Der Betreff sollte möglichst umfangreich erfasst werden, damit die Chancen bei der späteren Recherche steigen.

6. Bezug Bei Kleinen und Großen Anfragen wird hier zusätzlich die Senatsdrucksachennummer erfasst. Ansonsten kann sich das Dokument auf eine Sitzung, ein Schreiben, eine Drucksache o.ä. beziehen.

7. Dokumentenart In den Stammdaten (~)sind einige Dokumentenarten (Schreiben, Vermerk, Senatsdrucksache, Bericht u.ä.) hinterlegt. Im Feld muss der jeweils erste Buchstabe eingegeben werden ("s" für "Schreiben"). Fangen mehrere Dokumentenarten mit dem selben Buchstaben an, muss dieser mehrfach gedrückt werden.

8. Papierform Wird ein Dokument parallel zum elektronischen Dokument aufbewahrt, wird ein "j" für "ja" ansonsten ein "n" für "nein" erfasst.

9. Stichwort Ein Stichwort wird nur erfasst, wenn es in der Verfügung erwähnt wird und nicht bereits im Betreff oder Bezug enthalten ist. In den Stammdaten (~ ) kann aus einer Auswahl von Stichworten gewählt oder durch Anklicken der Schaltfläche "Neuer Eintrag" neue Stichworte hinzufügt werden.

10.Altes Aktenzeichen Das alte Aktenzeichen wird - wenn vorhanden - vom System automatisch aus dem Aktenplan übernommen und muss nicht gesondert erfasst werden.

11. Dokumenten-Nr.

Die Dokumenten-Nr. wird automatisch und fortlaufend vom System vergeben.

12. Erstellungsdatum

–  –  –

1. Welche Unterlagen gehören in die Akte?

Es obliegt der Einschätzung der Sachbearbeiter, welche Unterlagen archivwürdig sind.

Aktenrelevant sind alle Schriftstücke, die Entscheidungen begründen, wesentliche Aussagen zum Entwicklungsprozess eines Sachthemas und die Dokumentation des Sachbearbeiterwillens enthalten.

Unwesentliche Schriftstücke gehören nicht in die Akte!

2. Wie müssen die Schriftstücke verfügt werden?

Die Verfügung muss Leitzeichen, Datum und Handzeichen des Bearbeiters enthalten sowie die Arbeitsanweisung für die Registratur (Wv. für "Wiede rvorlage" oder z.d.A. für "zu den Akten") und gehört direkt auf das Schriftstück (nicht auf gelbe Haftzettel).

Fehlt diese Verfügung ist die Registratur aufgefordert, den Vorgang zurückschicken (siehe auch Geschäftsordnung der Senatskanzlei Ziffer 4.2.3) Bei Vorgängen, die meherere Schriftstücke enthalten, steuert der Sachbearbeiter durch die Häufigkeit der Verfügungen, in wievielen Teilen ein Vorgang registriert werden soll. Dabei gilt: Je detaillierter registriert wird, desto schneller werden einzelne Schriftstücke später wiedergefunden.

3. Wann werden die Unterlagen in die Regi verfügt?

Damit Unterlagen schnell für viele Mitarbeiter zur Verfügung stehen, sollten sie zeitnah in die Registratur verfügt werden.

Aufräumaktionen bei Arbeitsplatzwechseln oder vor dem Urlaub sind nicht hilfreich!

4. Kann ein Stichwort ergänzen werden?

Ja. Gewünschte Stichworte müssen direkt in die Verfügung geschrieben werden. Die Registratur wird es dann dem Schriftstück zuordnen und in die Stammdaten von ELDORADO aufnehmen.



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